招標(biāo)文件按照功能作用可以分成三部分：
一是招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等，主要闡述招標(biāo)項(xiàng)目需求概況和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則，對(duì)參與項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各方均有約束力，但一般不構(gòu)成合同文件；
二是工程量清單、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、合同條款等，全面描述招標(biāo)項(xiàng)目需求，既是招標(biāo)活動(dòng)的主要依據(jù)，也是合同文件構(gòu)成的重要內(nèi)容，對(duì)招標(biāo)人和中標(biāo)人具有約束力；
三是參考資料，供投標(biāo)人了解分析與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的參考信息，如項(xiàng)目地址、水文、地質(zhì)、氣象、交通等參考資料。

招標(biāo)文件的目的是通知潛在的投標(biāo)人有關(guān)所要采購(gòu)的貨物和服務(wù)，合同的條款和條件及交貨的時(shí)間安排。起草的招標(biāo)文件應(yīng)該所有的投標(biāo)人具有同等的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。根據(jù)單一項(xiàng)目招標(biāo)文件的范圍和內(nèi)容，文件中一般應(yīng)包含：項(xiàng)目的概括信息；技術(shù)規(guī)格客觀性的設(shè)計(jì)文件；投標(biāo)的樣本表格；合同的一般和特殊條款；技術(shù)規(guī)格和數(shù)量清單，在一些特殊情況，還應(yīng)附有性能規(guī)格，投標(biāo)金保函，預(yù)付款保函和履約保函的標(biāo)準(zhǔn)樣本。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面對(duì)的是采購(gòu)單位對(duì)自己的項(xiàng)目了解程度差異非常大，再加上采購(gòu)項(xiàng)目門(mén)類(lèi)繁多，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對(duì)采購(gòu)單位狀況、項(xiàng)目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個(gè)真實(shí)全面的了解。

殊不知，有時(shí)一個(gè)細(xì)微疏漏，就可能造成被動(dòng)局面，比如只注意設(shè)備的技術(shù)性能而忽略其整體幾何尺寸，后設(shè)備可能進(jìn)不了廠(chǎng)房的門(mén)，進(jìn)了門(mén)可能又沒(méi)有適合的面積來(lái)安裝調(diào)試；考慮報(bào)價(jià)要求時(shí)可能對(duì)設(shè)備報(bào)價(jià)都提出了要求，偏偏把分項(xiàng)報(bào)價(jià)忽略了，這都會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)困難。

以規(guī)范的文字，把采購(gòu)的目的、要求、進(jìn)度、服務(wù)等描述得簡(jiǎn)捷有序、準(zhǔn)確明了。使有興趣參加投標(biāo)的所有投標(biāo)人都能清楚地知道需要提供什么樣的貨物、服務(wù)才能滿(mǎn)足采購(gòu)需求。不允許使用大概、大約等無(wú)法確定的語(yǔ)句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表達(dá)上的含混不清，會(huì)造成理解上的差異。不要在某一部分說(shuō)清楚了的事，又在另外章節(jié)中復(fù)述，弄不好，可能產(chǎn)生矛盾，讓投標(biāo)人無(wú)所適從。如對(duì)設(shè)備的軟件問(wèn)題，也應(yīng)根據(jù)需要合理提示，以防在簽約時(shí)出現(xiàn)價(jià)格問(wèn)題。
招標(biāo)文件編制要注意維護(hù)采購(gòu)單位的秘密，如給公安系統(tǒng)招網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就要考慮安全問(wèn)題。不得損害國(guó)家利益和社會(huì)公眾利益，如噪音污染達(dá)標(biāo)，為了維護(hù)，給廣電部門(mén)招寬帶網(wǎng)項(xiàng)目時(shí)就要注意這個(gè)問(wèn)題?？傊紤]要盡量地細(xì)致、全面，執(zhí)行起來(lái)就越順當(dāng)。招標(biāo)項(xiàng)目門(mén)類(lèi)繁多，只有多積累、多調(diào)查、多思索、多積累經(jīng)驗(yàn)，才能深入淺出，編出一份合乎規(guī)范的招標(biāo)文件來(lái)。