闡明需要采購貨物或工程的性質(zhì)，通報招標(biāo)程序?qū)⒁罁?jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件。招標(biāo)文件既是投標(biāo)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是采購人與中標(biāo)商簽定合同的基礎(chǔ)。因此，招標(biāo)文件在整個采購過程中起著至關(guān)重要的作用。招標(biāo)人應(yīng)十分重視編制招標(biāo)文件的工作，并本著公平互利的原則，務(wù)使招標(biāo)文件嚴(yán)密、周到、細(xì)致、內(nèi)容正確。編制招標(biāo)文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，應(yīng)有有關(guān)參加，必要時還要聘請咨詢參加。

招標(biāo)代理機構(gòu)面對的是采購單位對自己的項目了解程度差異非常大，再加上采購項目門類繁多，招標(biāo)代理機構(gòu)編制招標(biāo)文件前就要對采購單位狀況、項目復(fù)雜情況、具體要求等所有需求有一個真實全面的了解。

招標(biāo)書寫作是一種嚴(yán)肅的工作，要求注意：
(1)周密嚴(yán)謹(jǐn)。招標(biāo)書不但是一種“廣告”，而且，也是簽訂合同的依據(jù)。因而，是一種具有法律效應(yīng)的文件。這里的周密與嚴(yán)謹(jǐn)，一是內(nèi)容，二是措辭。
(2)簡潔清晰。招標(biāo)書沒有必要長篇大論，只要把所要講的內(nèi)容簡要介紹，即可，切忌沒完沒了地胡亂羅列、堆砌。
(3)注意禮貌。這時涉及的是交易貿(mào)易活動，要遵守平等、誠懇的原則，切忌盛氣凌人，更反對低聲下氣。